入荷の基礎知識や流れ｜作業を効率化する方法も解説

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作業を始める前に、入荷の知識をおさえておくことは大切です。ここでは、入荷の基本を解説します。

物流業界で「入荷」とは、届いた荷物を倉庫で受け取り、倉庫内の保管場所に格納するまでの一連の作業のことです。仕入れ先や物流拠点から発送された荷物は、倉庫に運ばれ保管されます。管理システムを用いて商品のデータ管理をする場合は、いつ、なにが、どこから入荷されたかや入荷数をデータ上に入力完了した状態で、「入荷」とする場合もあります。

「入荷」と似た言葉に「入庫」がありますが、これらは業務範囲が異なります。使い分けを間違えてしまうと、業務トラブルやミスになる可能性があるので、注意が必要です。入荷は荷物を受け取り保管するまでの作業で、入庫は荷物を保管場所に格納する作業です。よって、入庫は入荷作業の一部とみなされます。

入荷検品では、入荷予定の荷物と実際に届けられたものに差異がないかどうかを確認します。一般的に入荷検品は、伝票に記された荷物の数量が実際にあるか、汚損や破損しているものが混ざっていないかなどを確認する作業です。

また、入荷検品はWMS（倉庫管理システム）を活用するケースもあります。WMSを導入すれば、物流センターの作業管理と在庫管理が自動化でき、発注書と入荷内容が一致しているかを簡単にチェックすることが可能です。入荷検品の詳細は、次章で詳しく説明します。

入荷検品が重要視されるのには、いくつか理由があります。ここでは、入荷検品の重要性やメリットを解説します。

入荷検品作業を行っていないと、届けられた荷物が発注通りであったかを把握できません。倉庫内の在庫が把握できていないと、発注や発送に影響が出る可能性もあるでしょう。

荷物の数が把握している数より少なければ、在庫切れが発生してしまう恐れがあります。在庫切れを起こすと、受注したくてもできない状態になることによる、販売の機会損失、または受注可能数以上に販売してしまう過受注につながります。どちらのケースでもお客様との信頼関係を失う可能性に繋がります。そのため、入荷検品は正確な実施が重要です。

入荷検品を正確に実施できておらず、管理不十分な在庫管理をしていると、誤出荷が発生する恐れもあります。誤出荷は顧客の信用を損なうだけでなく、返品コストも発生するため、自社の利益にも影響が出てしまいます。そのため、サービスの品質を向上させ、顧客の信用を獲得・維持するためにも、入荷業務にとって入荷検品は重要な作業です。

入荷した商品をそのままにしておかず、入荷検品を正確に実施し、管理しておけば、出荷時に荷物や商品が破損していても、破損が入荷前から起きていたのか入荷後に起きたのかを把握できるようになります。

ミスやトラブルがいつ起きたかを正確に把握できれば、商品破損の迅速な原因究明もしやすくなるでしょう。正確な原因を把握できれば、具体的な対処法や再発防止策を考えられ、品質の担保可能になります。

入荷業務は、具体的にどのように進めればよいのでしょうか。ここでは、具体的な入荷業務の流れを解説します。自社業務の参考にしてください。

荷受けとは、自社の倉庫に到着した貨物車から、人力やフォークリフトで到着した荷物を降ろして受け取る作業のことです。

また、荷物を受け取る側は、荷物のほかに仕入れ先から納品書や納品書の控え、受領書なども受け取ります。納品書は自社で保管するためのもので、納品書の控えと受領書は、現物と納品書を照合して問題なければサインして仕入れ先に渡し、荷受けが完了します。

荷物を受け取った後は、検品業務に入ります。検品業務では、届いた荷物の種類、数量、納期、破損や汚れの有無などを確認します。

検品には、2種類の方法があります。1つめは、入荷検品リストを作成して、入荷伝票と届いた荷物を照らし合わせ、問題がなければ発行したラベルを貼っていく方法です。2つめには、最初から添付されているバーコードを、スキャンして検品していく方法があります。いずれも検品が完了したあとは、正確に管理するため、在庫として計上しておきましょう。

入庫作業では、検品して問題がなかった荷物を、倉庫内の適切な保管場所（ロケーション）に移動させます。入庫の方法は、荷物によって保管場所が事前に決められている固定ロケーション方式と、タイミングによって保管場所を選ぶフリーロケーション方式があります。

どちらの方法でも、保管棚を間違えると、ピッキング時に商品が見つからないトラブルが発生する可能性があります。そのため、マニュアルを作成したり、入庫のルールを設けたりして、ミスが起きないようにしましょう。

入庫作業では、効率化によって業務の手間を省くだけでなく、正確に在庫管理が行える体制を整えることが大切です。以下で、効率化の方法を詳しく解説します。

入庫には、固定ロケーション方式とフリーロケーション方式の2種類があります。

固定ロケーション方式では、商品の出荷頻度によって最適な荷物の保管場所を決めます。そのため、出荷の状況が予測できる場合の管理に適しているといえるでしょう。対してフリーロケーション方式は、入庫作業をする際に空いている場所へ荷物を保管する作業です。在庫の入れ替えが多い現場で、臨機応変に入庫作業を行うのに適しています。

入荷作業やルールをまとめたマニュアルを作成することで、複数人の従業員で対応する際の作業のばらつきを防げます。マニュアルがないと、従業員の熟練度による作業効率のバラつきが生じるため、作業ミスが発生しやすくなります。

万が一作業ミスが発生した際の対応も、マニュアルに盛り込んでおけば、トラブル時に迅速な対応が取れます。そのため、被害を減らすこともできるでしょう。新人の従業員に入庫作業を教える際もマニュアルを活用すれば、現場の教育にかかる時間やコストを削減できます。

アナログな管理から倉庫管理システム（WMS）へ切り替えれば、入荷作業の効率化が行えます。倉庫管理システムでは、在庫をリアルタイムで確認できるだけでなく、入庫する荷物の内容や保管場所を電子データで管理することも可能です。

また、倉庫管理システムでは、ハンディターミナルを使って商品のバーコードを読み取り、自動で入庫情報を登録できます。そのため、入庫作業におけるヒューマンエラーを減らすこともできるでしょう。

入荷作業を自社で行わず、専門企業にアウトソーシングするのも効率化の方法です。入荷作業や商品管理のプロに任せれば、作業ミスの軽減や繁閑にあわせた作業人数調整も可能になります。さらに、新しいスタッフが入った際も自社で入荷業務をしない状態であれば、入荷業務に関する人材教育に時間をかける必要がなくなります。

今まで別に本業があるなか入荷作業を行っていた従業員が、本業に注力できるようにもなるでしょう。

仕入先や出荷先が複数ある場合、作業のタイミングが重なってしまうと入荷の効率が悪くなる可能性があります。また、従業員も残業を要する日と業務が少ない日ができてしまい、業務量にムラが出てしまうかもしれません。

そのため、忙しい時間帯や期間でも十分に作業人数を確保できるように、入出荷のスケジュールや従業員のシフト調整をしましょう。また業務調整やシフト調整をうまく行い、残業を減らせれば、人件費の削減にもつながります。

入庫作業のミスを減らすためには、倉庫の整理整頓が求められます。入庫や出庫のスピード向上だけでなく、倉庫内での事故防止策としても有効な対策です。整理整頓のほか、倉庫内の清掃も定期的に実施して作業しやすい環境を整えます。

また、整理整頓するには、荷物別に保管場所を変えてみましょう。荷物のサイズや色でも整理し、荷物の所在が分かるようなラベルや看板を取り入れるのもおすすめです。

倉庫内は、作業する従業員が効率よくスムーズに動ける導線づくりをします。また、無駄な動きが出ないように、動線を最適化する方法も考えましょう。無駄のない動きで作業できるようにすることは、作業時間の短縮ができるだけでなく、整理整頓するのと同様に事故の防止にも効果的です。

入荷した商品を効率よく、正確に管理するためには、仕入れた商品をそのままにせず、適切に管理することが重要です。倉庫の整理整頓や導線確保のために、現在の倉庫では狭いと感じる場合には、貸し倉庫での管理を検討するのもおすすめです。

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