棚卸差異が起こる理由と対策｜及ぼす企業への影響も解説

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棚卸差異は、店舗や倉庫などの保管場所で実際に数えた在庫と、帳簿やシステム上で管理されている在庫とが一致しないことを指します。

棚卸差異には、数量差異と品質差異の2種類があります。数量差異は、在庫の数が足りない、または余分にあるという状態を指します。一方、品質差異は、在庫数が合っていても破損や不良があり、販売可能な良品に含められない状態を指します。品質差異については保管中の劣化や流通過程での損傷が主な要因となります。次のセクションからは、数量差異の発生要因について解説します。

棚卸差異が起こる背景には、さまざまな要因があります。ここでは代表的な原因を取り上げます。

庫内作業に関わる担当者のヒューマンエラーは、棚卸差異の代表的な原因の一つです。品番を誤って入力したり、数量を入力し忘れてしまったりすることで、帳簿在庫と実在庫が簡単にずれてしまうケースがあります。また、在庫を保管するロケーションの指定を誤ってしまった際には倉庫全体の数量は一致しているもののロケーション単位では棚卸差異が生じます。保管場所の間違いは、探しても在庫が見つからずに欠品と判断されるなど、現場レベルで混乱を招く大きな要因です。

倉庫管理システム（WMS）と会計システム、もしくはフロントエンドの販売システムなど複数のシステムを連携させている場合、それぞれの同期が不完全だと棚卸差異が発生します。データの取り込みタイミングがずれる、APIの設定ミスがあるなど、IT分野のトラブルも見逃せない要因です。
適切な連携のためには、定期的なシステムメンテナンスとテストが欠かせません。また、導入前の要件定義や運用フローの確立も重要なステップです。

棚卸差異は在庫損失として計上されるケースが多く、直接的に企業の利益を押し下げる要因となります。特に数が大きい場合には、営業利益や最終損益に大きなインパクトを与えてしまいます。決算期に大きな差異が判明すれば、社内外における企業の信用にも影響を及ぼしかねません。

帳簿上の在庫数が実際の在庫数と異なると、適切な量を発注することができず、過剰発注のリスクや余計なコスト負担も上乗せされる可能性が高まります。在庫を過剰に抱えてしまった場合、その分だけ資金が在庫という形で固定されることになり、財務体質を圧迫するだけでなく、資金繰りに余裕がなくなる場面も少なくありません。

実際には在庫があるはずなのにシステム上は在庫切れと表示される、あるいはその逆のケースが発生し得ます。いわゆる欠品のアラートが誤って出てしまうと、受注機会を逃すなど、販売機会の損失につながります。一度顧客を失うと、次回の販売機会にも影響が及ぶため、欠品情報の精度は販売戦略において極めて重要です。

棚卸差異によって欠品が増えると、顧客からのクレームや不信感を招きやすくなります。これが繰り返されるとブランドイメージが悪化し、長期的な売上低下につながる可能性があります。企業としては販売機会だけでなく、信用も失いかねない状態に陥ることも懸念されます。

棚卸差異を最小限に抑えるためには、現場の体制整備やシステム導入など総合的な取り組みが重要です。
在庫管理は企業の競争力を左右する重要な業務であり、棚卸差異を適切に制御するための対策を計画的に実施する必要があります。ここでは、具体的に取り組むべきポイントを紹介します。

棚卸差異がゼロになることは現実的に難しいため、この差を数量ベースで把握した後、単価や仕入コストを掛け合わせて金額を算出しましょう。これにより、差異がどの程度の損失または過剰価値を持つのかを確認できます。差異による事業への影響を把握し、許容範囲を設けることで、一定基準を超えた場合に改善措置を取る仕組みを作ることにつながります。

ヒューマンエラーを最小化するためには、作業手順をマニュアル化し、ルールを厳守する文化を定着させることが不可欠です。スタッフが交代しても同じ品質で作業できるよう、ロケーションの指定や伝票の記入方法、システム入力フローなどを標準化しましょう。
研修や定期的な教育プログラムの実施により、現場レベルの在庫管理精度を底上げすることも可能です。

棚卸を年に1回だけ行う企業もありますが、棚卸差異が大きくなってからでは修正に手間とコストがかかります。そこで、商品カテゴリごとにスケジュールを分散させ、小規模な棚卸を定期的に実施する方法が選ばれることもあります。
小まめに棚卸を実施することで、問題が起きた際に原因を絞り込みやすく、迅速な是正措置を講じられるというメリットがあります。

現場の数え漏れや記録違いを放置すると、経理上の数字に大きな誤差が生じ、決算処理や原価計算、会計上の棚卸資産額に支障をきたす場合があります。財務諸表では、小さな差異でも累積すれば大きな金額となるため、定期的な在庫調整が必要です。棚卸差異が見つかった際は、帳簿上の在庫数を実際の在庫数に合わせるために適切な勘定科目で仕訳処理を行いましょう。
在庫原価を修正し、当期の損益に反映させる仕組みの一環です。

棚卸差異を正しく把握し、迅速に対策を打つことは企業の経営安定に欠かせません。日頃から在庫管理の精度を高め、差異を最小化する取り組みを続けることが重要となります。
棚卸差異は、帳簿と実際の在庫が一致しないという単純な現象ですが、その影響は財務面や顧客満足度、企業ブランドまで幅広く及びます。原因の多くは人的ミスやシステム管理の不備に起因しているため、精度を上げるための具体的な施策を行うことで改善が期待できます。
在庫管理システムの導入や定期的な棚卸調査など、組織として長期的に運用できる仕組みを整えることが大切です。適切に棚卸差異をコントロールし、無駄なコストや信用損失を未然に防ぐことで、安定した事業運営につながります。

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