出荷とは？受注から商品を送り出すまでの一連の工程｜出荷業務を効率化するポイントも紹介

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出荷とは、商品の注文を受けて、実際に倉庫から送り出すまでの一連の業務を指します。

出荷は物流の5大機能である、輸送・保管・荷役・包装・流通加工の全てに関わる重要な業務です。例えば、出荷のミスがあれば再度正しい商品を送り直す必要があり、場合によっては顧客への信頼を失いかねません。そうならないようにフォローすれば、その分の時間やコストもかかってしまいます。

信頼や利益を失わないためにも、ミスのない出荷作業は重要な業務です。

出荷には似た単語や出荷に関連した単語があります。出荷業務をするうえで、これらの単語の意味も理解しておくとよいでしょう。

配送とは、出荷された商品を配送企業が顧客へ運ぶことを意味します。出荷作業の最終工程である発送の次のステップが配送です。ただし、場合によっては発送と同じ意味で使われることもあります。

集荷は、配送企業が出荷した商品や、倉庫に入れる商品を回収して1箇所に集めることです。自社で配送しない企業の場合は、集荷は発送の一部と捉えられます。

発送は出荷作業に含まれる工程で、梱包済みの商品を積んだトラックを倉庫から送り出す工程のみを指すものです。

出荷は受注から梱包など一連の作業のなかで、倉庫から商品を取り出すまでの作業です。一方で、発送はトラックが倉庫から出発するまでの作業のことをいいます。

出荷はどのような作業工程で進められるのでしょうか。受注してから発送するまでの工程を順番に解説します。

まずは、顧客から注文票や受注データを受け取ります。受け取った注文票や受注データを倉庫管理システムに取り込み、出荷指示を登録して、出荷指示をもとに従業員が商品を顧客に送る作業を開始します。

倉庫管理システムとは、WMS（Warehouse Management System）といい、ハンディターミナルのような読み取り機器を活用して、棚卸し業務の効率化や、倉庫内の在庫情報の一元管理ができるシステムです。帳票やラベルの発行なども簡単に行えます。

倉庫管理システムで倉庫内にある商品の在庫を確認し、出荷指示に沿って在庫の引当を実施していきます。引当とは、必要な商品を確保して、別の注文によって出荷指示が重複しないようにすることです。引当では、倉庫にある商品を実際に動かさず、必要な分を取り置きます。

ピッキングとは、出荷する商品を出荷指示のリストに沿って、倉庫から探し出して取り出す作業です。ピッキングの指示書をピッキングリストと言います。ピッキングリストには、商品の品番・個数・サイズ・色・保管場所などの情報が記されているため、その情報をもとにしながら間違いのないようにピックアップしていきます。

ピッキングには注文毎にピッキングするオーダーピッキングと注文単位ではなく商品や特定のまとまりでピッキングするトータルピッキングの大きく２種類あります。

出荷検品は、倉庫からピッキングした商品が、受注リストや出荷指示に記されている情報（数量、色、サイズ等）と合っているか、確認する作業のことです。

また、出荷検品では商品が発注内容と合っているかだけでなく、ピッキングした商品に傷や破損している箇所がないかもあわせて、確認していきます。

梱包とは、商品を段ボールや封筒に梱包して送り状を用意することです。割れ物や壊れやすいものなどには、必要に応じて緩衝材を使用したり、注意事項が書かれたラベルを貼ったりする作業も含みます。

また、ギフト対応もしている場合には、発注内容によってラッピングやのしをつけることもあるでしょう。

仕分けとは、梱包し送り状を貼った商品を、配送先の企業や地域ごとに分類する作業のことです。さらに、仕分けた商品を配送企業や自社の運搬車に積み、顧客へ発送していきます。

発送は配送業者に依頼する方法が一般的ですが、自社に配送部門がある場合は社内で完結するケースもあります。

誤出荷が起きると信用問題につながったり、フォローに時間や手間がかかったりしてしまいます。誤出荷が起きやすいポイントをおさえて、防止策を検討しましょう。

商品の種類や品番は合っていても、色やサイズが指示とは違ったものを誤出荷してしまう場合があります。

これは、出荷作業に慣れておらず、バーコードやサイズ表記を読み間違えることで、起きることが多いミスです。出荷処理に慣れていない従業員が起こしやすいため、作業に慣れるまでは別のスタッフが確認やフォローするようにしましょう。

実際の発注数とは異なる数を、出荷してしまう商品数の間違いも発生しやすいミスです。

これは出荷作業に慣れたことで、流れ作業で確認がおろそかになると発生するケースといえるでしょう。そのため、新人従業員に限らず、熟練従業員でも起きやすく、注意しなければなりません。

商品によっては販売単位（箱単位、バラ単位等）が異なっていても同じバーコードの場合もあります。注文された商品とのチェックが重要になります。

出荷作業で商品の品番を間違えて、発注されている商品ではなく似ている品番の商品を、誤って発送してしまうケースもあります。

ハンドスキャナーを用いた確認ではなく、目視で品番を確認する場合に発生しやすく、倉庫が整理されていない場合にも発生しやすいミスです。

商品の説明書・パンフレット・試供品・プレゼントなど、商品に同梱する物品を入れ忘れることがあります。

パンフレットや試供品などは、キャンペーンを伝えたり、ほかのおすすめ商品を紹介したりするチャンスでもあります。そのため、同梱物を入れ忘れてしまうと、リピーターを失ってしまう可能性もあるため、注意が必要です。

送り状を正しい商品に貼らず、送り状の情報が間違っていて、正しい発送先に商品が届かないミスが発生する場合もあります。

送り先の間違いは、返送コストがかかるだけでなく、顧客情報の漏えい事故につながる大問題に発展してしまう可能性があるため、間違いがないか慎重にチェックしなければなりません。

非効率的な出荷作業には、在庫の過多や不足、企業イメージの悪化などのデメリットがあります。一方で、出荷作業を効率化することで、従業員1人当たりの生産性が向上するため、人件費を削減したり、出荷業務以外のコア業務へリソースを集中させたりできるようにもなります。

加えて、出荷速度が向上すれば、スループット（売り上げから変動費を引いた直接利益）の増大も可能です。業務効率化は、誤出荷を防止するだけでなく、出荷のコスト削減や顧客満足度の向上も見込めるでしょう。

出荷業務を効率よく進めるとコスト削減や満足度の向上につながります。次のポイントを参考に効率化を検討してみてください。

出荷作業は、属人化したり、対応する人によってやり方が異ならないようにしたり、マニュアルの作成による標準化が重要です。マニュアルの作成は手間のように感じますが、一度作成してしまえば従業員の作業時間や質が均一化されます。そして誰でも効率的に出荷できるようになるほか、新人教育の時間も短縮できるようになるでしょう。

さらにマニュアルには業務効率化だけでなく、誤発送の防止にも役立つためメリットも多くあります。

倉庫内の整理整頓ができていないと、保管スペースの余裕がなくなり、繁忙期に荷物が溢れてしまう可能性があるほか、商品がどのような状態なのかわからず誤出荷や取り違えなどのミスが起こりやすくなります。

普段から商品や資材、備品、作業道具の整理整頓を行うことで倉庫の中での事故やトラブルを防止することができ、イレギュラーな状態をすぐに検知できるようになります。そうすることによって品質や生産性の安定・向上にもつながります。

作業動線が長いと、ピッキングの移動にかかる時間が長くなってしまうため、業務効率が低下してしまいます。ピッキング担当者が移動する距離を短くできるよう、作業動線を工夫しましょう。

また、同時に出荷する傾向のある商品を同じ場所に保管したり、ピッキングリストによって、従業員がピックする順番を調整したりするなどの工夫も効率化に有効です。

在庫の保管場所が足りない場合や、整理に手間取っている場合は、過剰在庫がないかを見直す必要もあるでしょう。

在庫が多いと、商品整理や棚卸しに時間がかかり無駄なコストもかかります。一方で、在庫が少なすぎても発注回数が増えてしまうため、作業効率が落ちてしまいます。そのため、バランスよく適切な在庫数を確保するようにするようにしましょう。

マテリアルハンドリング機器（自動搬送システムやベルトコンベア、ハンディターミナルや台車など）を導入し、出荷業務を効率化する方法もあります。また、バーコードやスキャナーを導入すれば、目視チェックによる人的ミスの防止もできるでしょう。

出荷作業には、慣れない作業によるミスや目視チェックで引き起こされるミスなどがあります。このような誤出荷は、信用を失ったり予定外の手間やコストがかかったりするため、出荷業務をミスなく効率化するために業務の見直しも必要です。

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